Was Mit Einem Dokument Passiert, Nachdem Es Hinzugefügt Wurde

Jedes Dokument durchläuft dieselben vier Phasen. Die typische Gesamtdauer beträgt 30–90 Sekunden; lange oder gescannte Dokumente benötigen mehr Zeit.

Die vier Phasen

1. Klassifizierung: Ein Modell entscheidet, um welche Art von Dokument es sich handelt, und hält fest, wie sicher es sich dabei war. Geringe Sicherheit fließt später in den Review-Prozess ein.
2. Textextraktion: Der lesbare Inhalt wird herausgelöst. Gescannte PDFs durchlaufen hier eine bildbasierte Texterkennung.
3. Strukturierte Extraktion: Nur bei Mietverträgen, Nachträgen und Rent Rolls werden die benannten Fakten in Datenbankfelder überführt: Parteien, Daten, Mieten, Flächen, Staffelungen, Einheitenzeilen.
4. Embedding und Indexierung: Der Inhalt wird indexiert, sodass er nach Bedeutung statt nach Schlagwort durchsucht werden kann. Dadurch kann Sunday „die Klausel zur vorzeitigen Kündigung" finden, auch wenn genau diese Wörter nicht vorkommen.

Sobald alle vier Phasen abgeschlossen sind, ist das Dokument vollständig nutzbar, und seine extrahierten Fakten stehen für Validierung und Review zur Verfügung.

Was Klassifizierung ist – und was nicht

Drei Dinge werden leicht vermischt und sollten klar getrennt werden:

• Klassifizierung versieht eine Datei mit einem Label. Ein korrektes Label beweist keine vollständige Extraktion.
• Extraktion überführt Inhalt in Felder. Eine erfolgreiche Extraktion beweist kein gültiges Geschäftsergebnis.
• Validierung wendet Regeln auf das Extrahierte an. Eine bestandene Validierung bedeutet, dass die implementierten Regeln in den prüfbaren Nachweisen kein Problem gefunden haben – nicht, dass der Mietvertrag in Ordnung ist.

Die strukturierte Extraktion ist bei Verträgen, Nachträgen und Rent Rolls besonders tiefgehend. Andere Dokumenttypen werden klassifiziert, textextrahiert und durchsuchbar gemacht, ihre Fakten werden jedoch nicht in Felder überführt.

Tipps & Best Practices

• Status-Badges aktualisieren sich nicht immer von selbst. Ein Dokument, das länger als ein paar Minuten auf „Classifying…" stehen bleibt, ist meist bereits fertig – lad die Seite neu.
• Extrahierte Fakten werden nicht sofort zu offiziellen Portfoliodaten. Alles Unsichere geht an Reviews, und dokumentübergreifende Widersprüche zeigen sich in der Rent Roll Validation. Dieses Gate ist bewusst so gestaltet – es ist der Grund, warum den Zahlen vertraut werden kann.