Rent Roll Validation
Dies ist das konkreteste und am leichtesten demonstrierbare Feature von Primefold RI. Soll ein Kunde nur ein einziges Feature verstehen, dann dieses.
Das Problem in einem Absatz
Jedes Immobilienteam arbeitet mit einem Rent Roll: einer Tabelle mit einer Zeile pro Einheit, die Mieter:in, Fläche, Miete und Vertragsdaten auflistet. Bewertungen, Budgets und Vorstandsberichte bauen alle darauf auf. Er wird jedoch von Hand gepflegt, während die unterzeichneten Verträge und ihre Nachträge dies nicht sind. Über die Jahre driften beide auseinander, und niemand weiß, wo oder in welchem Ausmaß.
Bevor du beginnst
- Der aktuelle Rent Roll für das Objekt, hochgeladen oder synchronisiert.
- Alle Mietverträge für dieses Objekt, einschließlich Nachträge. Nachträge sind wichtiger, als man erwarten würde: Ein Mietvertrag ohne seine Nachträge erzeugt selbstbewusst falsche Abweichungen, die eigentlich nur veraltete Lesarten sind.
- All das vollständig extrahiert – prüf zunächst die Status-Badges auf der Documents-Seite.
Schritte
- Öffne Rent Roll Validation in der Seitenleiste und starte einen Durchlauf für das Objekt.
- Arbeite die Findings nach Schweregrad ab: zuerst Errors, dann Warnings, dann Informational.
- Öffne jedes Finding: Es zeigt beide Seiten des Vergleichs und verlinkt auf beide Quelldokumente.
- Korrigiere den Rent Roll an der Quelle für jede reale Abweichung.
- Bitte Sunday um eine Zusammenfassung: „Fasse die Validierungs-Findings für [Objekt] nach Schweregrad gruppiert zusammen und liste die betroffenen Einheiten mit dem jeweiligen Vertragsverweis auf." Diese Zusammenfassung ist das Dokument, das an die Property-Management-Person gesendet oder dem Quartalsbericht beigefügt wird.
Unabhängig davon läuft bei der Extraktion einzelner Dokumente ein Regelkatalog, der Probleme erkennt, bevor überhaupt ein Vergleich stattfindet. Darunter:
- Daten, die nicht stimmen können: ein Mietvertrag, der endet, bevor er beginnt; ein Unterschriftsdatum nach Beginn der Laufzeit; eine Optionsfrist, die nach Vertragsende liegt.
- Mietstrukturen, die sich selbst widersprechen: Staffelmiete und indexierte Miete gleichzeitig auf einem Vertrag aktiv; Staffeln, die rückwärts laufen; Staffeln mit weniger als zwölf Monaten Abstand; ein nicht erkanntes Index-Basisjahr.
- Arithmetik, die nicht aufgeht: Einheitsmieten, die nicht der Vertragssumme entsprechen; zugewiesene Flächen, die die Vertragsfläche übersteigen; Rent-Roll-Zwischensummen, die nicht mit der Summe ihrer eigenen Zeilen übereinstimmen.
- Unplausible Werte: Miete pro Quadratmeter außerhalb einer sinnvollen Spanne für deutsche Gewerbeimmobilien; eine monatliche Miete von null.
- Überlappende Belegung: zwei Mietverträge gleichzeitig auf derselben Einheit sowie Leerstandslücken zwischen aufeinanderfolgenden Mietverträgen.
- Integrität der Nachträge: ein Nachtrag, der vor Unterzeichnung des zugrunde liegenden Vertrags wirksam wird, oder der auf einen nicht existierenden Vertrag verweist.
Tipps & Best Practices
- Die Demo, die das Produkt verkauft. Diese Prüfung mit dem eigenen Rent Roll eines Kunden und einem Ordner seiner Mietverträge durchführen. Sie findet dabei regelmäßig innerhalb von Minuten reale Abweichungen. Keine Folie schafft das.
- Erwartungen vorab setzen. Der erste Durchlauf auf einem echten Portfolio bringt meist einiges zutage. Das ist gewollt, aber das sollte im Voraus gesagt werden – sonst wird die Menge als „die Software ist fehlerhaft" gelesen statt als „die Tabelle war es".
- Niemals eine Anzahl an Regeln veröffentlichen. Der Regelkatalog ändert sich mit jeder Auslieferung. Braucht ein Kundendokument eine Zahl, sollte sie von Engineering im jeweiligen Moment aus dem Code neu abgeleitet werden.
- Monatlich durchführen, direkt nachdem der aktualisierte Rent Roll von der Property-Management-Seite gesendet wurde, damit Abweichungen vor der Quartalsberichterstattung erkannt werden.
- Abweichungen häufen sich rund um Mietvertragsnachträge. Tritt eine Abweichung wiederholt bei derselben Einheit auf, prüfen, ob der letzte Nachtrag jemals bei der Person angekommen ist, die den Rent Roll pflegt.