So Gelangen Deine Dokumente Ins System

In Primefold RI funktioniert nichts anderes, solange keine Dokumente eingespielt sind. Es gibt drei Wege, und die meisten Kunden nutzen am Ende alle drei.

Bevor du beginnst

• Wisse, welche Ordner relevant sind. Ein gesamtes Unternehmenslaufwerk zu verbinden, ist selten der richtige erste Schritt.
• Stell sicher, dass du berechtigt bist, die Dateien in den Workspace zu bringen; synchronisierte Dokumente sind für die gesamte Organisation sichtbar.

Schritte

1. Direkter Upload. Documents → Upload.
2. Eine Dokumentenquelle verbinden. Settings → Integrations → Google Drive oder SharePoint. Wähl die relevanten Ordner aus; Dateien werden automatisch synchronisiert, einschließlich später hinzugefügter neuer Dateien. Dies ist die vorgesehene Einrichtung für einen echten Kunden: Die Dokumente bleiben dort, wo das Team sie bereits verwaltet. Das Verbinden einer Quelle ist eine Admin-Aktion.
3. Sunday bitten, sie zu holen. Sobald eine Quelle verbunden ist, kann der Assistent darin browsen, Dateien lesen, ohne sie zu importieren, und selektiv importieren: „Durchsuche mein SharePoint nach Mietverträgen zu den Berliner Objekten und importiere anschließend die PDFs in die Bibliothek." Das ist besonders nützlich, wenn ein Ordner 400 Dateien enthält und nur 30 davon relevant sind.

Was ein gutes Dokumentenset ausmacht

• Native PDFs sind Scans vorzuziehen. Gescannte Dokumente durchlaufen eine Texterkennung und sind nutzbar, aber die Extraktionsqualität sinkt spürbar.
• Beziehe die Nachträge mit ein. Ein Mietvertrag ohne seine Nachträge vermittelt ein selbstbewusst falsches Bild der aktuellen Konditionen und erzeugt bei der Validierung „Abweichungen", die eigentlich nur veraltete Lesarten sind.
• Beziehe den Rent Roll mit ein. Ohne ihn fehlt der wertvollsten Prüfung im Produkt die Vergleichsbasis.
• Passwortgeschützte oder digital signierte PDFs können bei der Verarbeitung fehlschlagen. Das System meldet dies, statt sie stillschweigend zu verwerfen.
• Beginn mit dem vollständigen Datenset eines Objekts statt mit einem Teil-Upload über viele Objekte. So erhältst du ein vollständiges, glaubwürdiges erstes Ergebnis zur Plausibilitätsprüfung.
• Nicht standardmäßige Formate (handschriftlich geänderte PDFs, nicht-deutsche Mietverträge) funktionieren ebenfalls, plan beim ersten Durchlauf aber zusätzliche Zeit für die Prüfung ein.

Direkt hochgeladene Dokumente sind standardmäßig eventuell nur für die hochladende Person sichtbar, während über eine verbundene Quelle synchronisierte Dokumente für die gesamte Organisation sichtbar sind. Das ist der erste Punkt, der zu prüfen ist.